ДОКУМЕНТЫ И ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

В деловой переписке обычно используются стандартные формы, регламентируемые стандартом ГОСТ Р6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Деловое письмо является лицом организации. Перед написанием письма стоит поставить чёткую цель. Информация должна быть передана ясным языком, соблюдая конвенции официально-делового стиля.

Также стоит принять во внимание cледующие требования:

• Фирменный бланк с наименованием организации, адресом, логотипом и печатью;
• Обязательное наличие полей: слева – 3 см, справа –1,5 см;
• В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер, ниже имя и контактные данные отправителя. В правом верхнем углу указываются данные получателя, посередине обращение и ниже сам текст делового письма, в котором излагается суть и необходимые детали. После текста указываются приложения, если таковые имеются. И в заключении ФИО отправителя, должность, подпись и печать.
• Традиционно деловое письмо составляется с использованием шрифта с 12-м размером и одинарным интервалом.

Не забудьте, пожалуйста, что в письме необходимо обращаться к получателю по имени и отчеству. Таким образом вы выражаете внимание и уважение. Например, “Уважаемый Иван Петрович,…” или “Уважаемая Анна Александровна,…”

Текст письма излагается кратко и точно, используя выражения-клише. Например: в соответствии с достигнутыми договорённостями, согласно телефонному разговору и т.д. Под точностью выражения подразумевается то, что письмо не должно иметь двоякого смысла.